Prozessautomatisierung – der heimliche Held der digitalen Transformation

by Januar 3, 2018

In unserer Branche wird viel über die digitale Transformation und außerordentliche Effizienzsteigerungen gesprochen, die Kunden durch den Einsatz moderner Technologien erzielen können. Schlagzeilen über Unternehmen, die neue Geschäftsmodelle realisiert und Kosten drastisch gesenkt haben, gibt es zur Genüge. Was dagegen meist unerwähnt bleibt, sind die Bausteine dieser Projekte wie etwa die Prozessautomatisierung. Diese Technologie ist der Schlüsselfaktor bei der Umsetzung einer Digitalstrategie und sorgt dafür, dass IT-Teams nicht mehr jeden einzelnen Prozess manuell bearbeiten müssen.

Automatisierung mehr als nur Zeitersparnis

Betrachtet man die enorme Anzahl an Prozessen, für die ein IT-Team typischerweise verantwortlich ist, wird deutlich, welch große Erleichterung deren Automatisierung mit sich bringen kann. Noch vor kurzem musste beispielsweise jede neue Software, jeder neue Drucker oder jeder neue User manuell eingerichtet werden. All dies verursachte einen erheblichen personellen und zeitlichen Aufwand, der sich durch Automatisierung auf wenige Mausklicks reduzieren lässt.

Doch die Möglichkeiten gehen über solch einfache Prozesse hinaus: Es gibt bereits ganze Rechenzentren, bei denen Sensoren die unterschiedlichsten Systeme überwachen – von der Rechenleistung über die Temperatur in den verschiedenen Sektoren des Rechenzentrums bis hin zum Wasserstand eines vorbeifließenden Flusses. Steigt dessen Wasserpegel so stark an, dass eine Überschwemmung droht, wird ein kompletter Notfallplan aktiviert, um automatisiert IT-Services an einen anderen Rechenzentrumsstandort zu verlagern und damit die Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Warum das Know-how von Kunde und Partner zählt

Prozessautomatisierung kostet im Vorfeld viel Aufwand und Zeit. Zuerst müssen die Prozesse erfasst, abgebildet und standortspezifische Abhängigkeiten identifiziert werden, um dann die technische Automatisierung selbst umzusetzen. Für die Implementierung dieser Prozesse sind ein breites IT-Know-how und Kenntnisse zur lokalen IT-Landschaft unerlässlich. Dabei hat sich die Fujitsu-Methodik „Co-Creation“ bewährt, bei der unsere Kunden ebenso eingebunden sind wie unsere Technologiepartner: Die Kunden bringen das Wissen über ihr Unternehmen und ihre Prozesse ein, während wir die technische Expertise beisteuern.

Ein gutes Beispiel für diese Vorgehensweise ist ein Projekt, das wir für einen großen, deutschen IT-Dienstleister im öffentlichen Sektor realisiert haben. Der Kunde ist für die Bereitstellung und Verwaltung von IT-Services für verschiedene, behördliche Einrichtungen verantwortlich. Ziel unseres Kunden ist es auch, IT-Prozesse organisations- und länderübergreifend zu standardisieren. Hierbei lag die Herausforderung nicht in der Technik, sondern im Management und der Methodik zur Prozessabstimmung.

Wir haben zunächst eng mit den Fachabteilungen zusammengearbeitet, um die Prozesse in BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) zu modellieren. Die erzeugten Ablaufpläne umfassten sämtliche Prozessschritte und Abhängigkeiten. Danach lag der Fokus auf der organisations- und länderübergreifenden Prozessstandardisierung.

Nachdem die Prozesse in BPMN 2.0 erstellt worden waren, haben Spezialisten von Fujitsu diese implementiert und zur Nutzung des Synergiepotentials in einer zentralen Bibliothek hinterlegt. Des Weiteren wurden Qualitätstest durchgeführt und die Mitarbeiter des Kunden geschult.

Als Plattform haben wir uns für CA Process Automation entschieden. Diese Technologie integriert, steuert und automatisiert den Betrieb über alle Plattform-, Anwendungs- und Abteilungsgrenzen hinweg. Sie verknüpft in einfacher und effizienter Weise Mensch, Prozesse und Technologie. Zudem sorgt sie für ein schnelleres Bereitstellen von Services und ermöglicht es, Standards und Compliance-Vorgaben über Bereichsgrenzen hinweg durchzusetzen.

Die Plattform eignet sich für heterogene Rechenzentren.

Für die effiziente Umsetzung solcher Projekte stellt Fujitsu spezielle Konnektoren und Operatoren für die eigenen Lösungen bereit – von Servern über integrierte Systeme bis hin zu Speicherlösungen und Applikationen. Kunden können die Plattform flexibel erweitern und einfach Prozesse und Operatoren ergänzen.

Von IT-Support bis Facility Management – wie Anwender und Admins profitieren

Mit dieser Lösung wurde eine Vielzahl von mühsamen und zeitaufwendigen Aufgaben automatisiert. So musste der Kunde zuvor täglich hunderte von einfachen Support-Anfragen, wie etwa nach dem Zurücksetzen von Passwörtern, manuell bearbeiten. Diese nahmen zwar jeweils nur wenige Minuten Bearbeitungszeit in Anspruch, summierten sich durch die Vielzahl der Anfragen am Ende aber beträchtlich.

Mittlerweile laufen diese Prozesse nicht nur automatisiert ab, sondern sind zudem als Self-Services gestaltet: Über ein benutzerfreundliches Portal können Anwender die meisten Aufgaben selbst übernehmen und beispielsweise ihre eigenen Passwörter per Mausklick zurücksetzen.

Auch das „Onboarding“ neuer Mitarbeiter wurde durch Prozessautomatisierung vereinfacht. Das Anlegen neuer Nutzer, Erteilen von Berechtigungen, Aufsetzen von Passwörtern oder Löschen von Nutzerkonten ist jetzt intuitiv bedienbar und erfolgt automatisch.

Der Kunde ist ebenfalls für das Facility Management verantwortlich. Im Rahmen der Automatisierung wurden auch hier viele, damit verbundene Prozesse optimiert – von der Bereitstellung von IT-Geräten und Büromöbeln über die Ersatzteilverwaltung bis hin zur Abwicklung von Garantiefällen. So kann beispielsweise der Umzug von Abteilungen von einem Stockwerk zum anderen mit wenigen Mausklicks organisiert werden.

Erfolgsentscheidend für ein derartiges Projekt ist, dass Anwender und IT-Service-Teams von den neu gestalteten Services profitieren: Die Administratoren freuen sich über die Entlastung von zeitaufwendigen und oft stupiden Routineaufgaben – die User profitieren davon, dass Probleme per Mausklick schnell selbst gelöst werden können. Somit können die Endanwender ohne technische Expertise viele ihrer eigenen Anforderungen selbst umsetzen.

Durch unsere Erfahrungen im Bereich der digitalen Transformation lassen sich neue und effiziente Lösungen beim Kunden schnell einführen, Prozessautomatisierung umsetzen und dadurch jeden Tag aufs Neue Zeit und Geld sparen. Durch automatisiertes Notfallmanagement können nicht nur Notfallmanager entlastet, sondern auch die Betriebskontinuität schnell wiederhergestellt werden.


Über den Autor:

 

Wilfried Cleres, Fujitsu Distinguished Engineer, Managing IT Consultant for EPS Automation  und Cloud Services, Fujitsu EMEIA Enterprise Platform Services (EPS), ist bei Fujitsu in der Enterprise Plattform Service Group für Automation und Cloud Services verantwortlich. 2004 übernahm er bei Fujitsu Siemens Computers den Aufbau des Project Support Teams für SAP-Infrastrukturen, gefolgt von Management-Aufgaben im Service und Produkt-Bereich von Fujitsu. Vor dem Eintritt bei Fujitsu war Wilfried in der Projektleitung bei der Siemens-SAP Task Force, beim Enterprise Portal und im Service-Bereich von Siemens CIO tätig. Wilfried hat einen Abschluss in Elektrotechnik, Fachrichtung Automatisierung und Datentechnik, der Fachhochschule Darmstadt/Deutschland.