Registros de negocio y recursos de la compañía

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Registros financieros

Como empresa estadounidense con cotización oficial, CA Technologies debe cumplir diferentes leyes en materia de seguridad, reglamentos y obligaciones referentes a la creación de informes. Las leyes federales de EE. UU. y los procedimientos y políticas asociados a CA Technologies requieren que ésta revele información precisa y completa acerca de sus actividades comerciales, su condición financiera y los resultados de las operaciones. No se tolerarán los informes inexactos, incompletos o fuera de plazo porque, entre otras cosas, pueden llevar a una responsabilidad jurídica y pueden dañar la reputación individual o de la Compañía.

Los empleados que trabajan en el Finance Department (Dpto. de Finanzas) de la Compañía y los empleados que trabajan en la preparación de los archivos de CA Technologies junto con la Comisión de Valores y Bolsas (Securities and Exchange Commission) y otras agencias gubernamentales deben asegurarse de que todas la información financiera está completa, es justa, exacta, puntual y comprensible. Los empleados relacionados con la creación de informes financieros deben comprender y cumplir estrictamente los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) en los EE. UU., así como otros estándares, leyes y reglamentos aplicables para realizar informes de transacciones financieras y de contabilidad, estimaciones y previsiones.

Precisión de otros registros

Además de garantizar la integridad de los registros financieros, esperamos que todos los empleados también se aseguren de que toda la información de la Compañía se registra y se comunica con precisión y puntualidad. Esto incluye, pero no limita, información sobre los empleados de la Compañía, actividades de investigación y desarrollo, planes estratégicos, reclamaciones de viajes y gastos, así como operaciones generales.

Conservación de registros

CA Technologies tiene procedimientos para asegurarse de que se guardan los registros y, cuando corresponda, se eliminen de manera consistente con los requisitos legales aplicables y unas sólidas prácticas empresariales.

Esperamos que te familiarices con los requisitos de conservación de registros específicos de tu puesto en la Compañía. Entre otras cosas, si tienes un motivo para creer que hay documentos o materiales que son (o pueden ser) relevantes en caso de una disputa de negocios, litigio o investigación del gobierno (incluyendo todos los registros que están sujetos a una retención legal o a un aviso de recopilación legal), debes interrumpir inmediatamente su eliminación regular. Si tienes dudas sobre las políticas de gestión de la información de los registros de la Compañía, ponte en contacto con el Records Information Management Team (Equipo encargado de la gestión de la información de los registros) del Worldwide Law Department (Dpto. Legal).

 

Uso de los recursos de la compañía

El uso eficaz y adecuado de los recursos de CA Technologies es importante para nuestro éxito. Entre otras cosas:

  • Debes proteger los fondos de la Compañía y otras propiedades contra su pérdida, robo o uso indebido, incluyendo su uso no autorizado.
  • Debes asegurarte de que los gastos derivados de los viajes de negocios cumplen con las políticas y procedimientos de gastos de la Compañía.
  • No debes utilizar el nombre de la Compañía, sus instalaciones o las relaciones para tu beneficio personal o para el beneficio de un tercero sin aprobación previa.

Uso de los recursos informáticos y telefónicos

CA Technologies autoriza el uso personal mínimo e infrecuente de equipos y teléfonos de la Compañía, pero tal uso está sujeto a los requisitos de la política de CA Technologies sobre las comunicaciones electrónicas. La Compañía puede, en cualquier momento y sin previo aviso, revisar las transmisiones de voz y datos mediante sus recursos conforme a lo dispuesto en la ley aplicable, tal y como se describe en la política Electronic Communications Policy (Política sobre comunicaciones electrónicas).

¿Qué harías?

Tu mánager te pide que envíes un gasto para que sea reembolsado. A ti te parece que ese gasto está fuera de la política de gastos (Expense Policy) de CA, pero no quieres llevarle la contraria.

¿Deberías remitir el gasto como te ha ordenado, sin más?

No.

Todos los empleados tienen la obligación de cumplir con la política de gastos (Expense Policy) de CA. Si tienes alguna duda sobre un gasto y no tienes la certeza de que lo cubra la política, alza la mano y pregunta a un miembro del Expense Department (Dpto. de Gastos) de CA antes de presentar el informe.

Redes sociales

Las redes sociales permiten compartir tus pensamientos, ideas, opiniones e información a nivel mundial y de manera informal, pero su uso puede conllevar algunos problemas, de acuerdo con nuestro Código, que puede tener repercusión tanto en CA Technologies como en sus empleados, proveedores y clientes. Debes asegurarte de que el uso de los medios sociales y de otras herramientas de comunicación electrónicas cumple con los términos descritos en este Código y en el documento Electronic Communications Policy, Social Media Guidelines (Política sobre comunicaciones electrónicas y Directrices sobre redes sociales). Entre otras cosas:

  • Debes establecer comunicación de manera respetuosa y profesional.
  • Nunca debes revelar información confidencial o patentada.
  • Nunca debes ocultar tu identidad o tu empleo en CA Technologies cuando publiques comentarios sobre asuntos relacionados con tu trabajo.

Todos los empleados deben tomarse un tiempo para recapacitar y pensar antes de publicar cualquier comentario en Internet. Los empleados también deberían tomarse el tiempo necesario para leer los documentos ElectronicCommunications Policy (Política de comunicaciones electrónicas) y Social Media Guidelines (Directrices sobre redes sociales).

En caso de duda, consulta con un miembro del equipo Social Media Team (Equipo encargado de los medios sociales) del Marketing Department (Dpto. de Marketing) o con un miembro del Worldwide Law Department (Dpto. Legal).

¿Qué harías?

Dispones de un plazo limitado para terminar un informe de pruebas del nuevo software. Estás bastante seguro de saber cómo funcionarán las pruebas, pero no tendrás los resultados a tiempo para el plazo.

¿Es correcto basar tu informe en los resultados de la prueba esperados?  No.

La falsificación de datos sobre productos de la Compañía, aunque se haga sin mala intención, puede generar daños graves a nuestros clientes, dar lugar a una responsabilidad jurídica y dañar la reputación de CA Technologies.

Estamos aquí para ti

Contacta con el equipo de Prácticas Empresariales y Cumplimiento ("Business Practices and Compliance") si tienes preguntas o temas que te preocupan.

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