プロジェクト&ポートフォリオ マネジメントを導入するには?

世界のリーディングカンパニーが次々と採用

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様々な業種のリーディングカンパニー・企業などの経営層は「タイムリーに現場の状況把握ができず、スピーディな投資判断ができない」、プロジェクトマネージャは「多数プロジェクトのリソースの最適配分ができない」などという課題を抱えている。特に、長期間に及ぶプロジェクトにおいては、投資の継続判断や現場のプロジェクト管理情報の蓄積と可視化が重要となる。「他企業は、どのような対応をしているのか?」「具体的には、どのように管理・運用をしているのか?」という思いを抱いている経営者やプロジェクト担当者も少なくないだろう。

そこでご紹介したいのが、プロジェクト情報をシステムによって一元管理できるプロジェクト&ポートフォリオ マネジメント(PPM)という手法である。過去のプロジェクトを含め、全プロジェクト情報の一元管理や現場の各プロジェクト情報を可視化。プロジェクトごとの状況把握によって、日本企業にありがちな属人性からの脱却が図れるだけでなく、経営層にまで紐付けれることで、BIツールのように経営指標のデータ蓄積・分析基盤として活用できるという大きなメリットがある。

経営層、現場、双方の課題を一気に解決できるPPM活用のポインを導入事例とともに解説しよう。

まず始めに、プロジェクト&ポートフォリオ マネジメント(PPM)とは どのようなプロジェクト管理手法なのか?

経営層も現場も、全プロジェクトの状況をリアルタイムで可視化でき戦略的案件へのスピーディな判断、投資の集中を実現できる

「タイムリーに現場の状況が把握できず、スピーディな投資判断ができない」という課題を抱えた経営層…
「進捗状況分析に時間がとられる」「人によって実行精度にバラつきがある」といった状況から抜け出せないプロジェクトマネージャ(PM)層…

経営層、現場、双方の課題を一気に解決できるとして世界中の企業から大きな注目を集めているのが、PPMというプロジェクト管理手法だ。

全プロジェクトの情報をPPMシステムにより一元管理。プロジェクト状況を経営層にまで紐付け、投資を行う際の判断材料をリアルタイムに提供するソリューションで、最大のメリットは「ヒト・カネの選択と集中」が実現すること。全プロジェクトの状況が可視化できることで、要員などリソースの余剰状況を容易に把握でき、最適配分に役立てることができる。更に投資候補のプロジェクトテーマに対してスコア付けを行い分析することで、優先付けや戦略的案件への投資の集中などが可能となる。



では、日本企業はどのようにPPMを導入・活用しているのか?



ケース01

化学品製造の研究開発プロジェクトでグローバルに活用するA化学品製造会社
約10年間のプロジェクト情報をデータで蓄積

米国を始め世界では主流となりつつあるPPM。日本企業での導入・活用は進んでいるのだろうか?国内でも多数の大規模PPMシステムの導入実績がある「CA PPM」の導入事例をとりあげ、PPM導入のポイントを探っていきたい。

まず最初は、化学品製造の研究開発プロジェクトでPPM をグローバルに活用しているA化学品製造会社のケース。化学品製造会社の場合、研究開発プロジェクトは長期間に及ぶことがほとんど。「この研究プロジェクトをこれまで通りのコストをかけて継続すべきか否か」は、企業の未来を左右するほど極めて重要な経営判断であろう。 A社では「CA PPM」を導入後、約10年間に渡り、全プロジェクト情報をPPMシステムへ忠実に蓄積。それが、プロジェクト担当者自身も気づかないうちに"宝の山"となり、即座に分析できる環境が整い、今では経営陣が戦略的案件を取捨選択するために欠かせないツールとして活用しているという。

ここがポイント!

PPMを経営指標の分析基盤として活用するにはプロジェクト情報の「蓄積」が鍵を握る!

PPMを導入・活用することで、現場のPMは、過去情報を組織の共有知として活用でき、人による実行精度のバラつきを抑制、プロジェクト管理において、日本企業にありがちな属人性からの脱却が図れるというメリットがあるが、同時に、経営層にとってはあたかもBIツールを活用するように、重要な経営判断を下すための分析基盤として活用できるという大きなメリットがある。

PPMを単にプロジェクト管理をスムーズに行うためだけのツールではなく、経営指標のデータ蓄積・分析基盤としても活用するには、まずはプロジェクト情報を収集・蓄積する仕組み作りを行うことがポイント。分析に必要なプロジェクト情報の蓄積があれば、経営層が的確な経営判断を行うための"BIツール"として、PPMを有効に活用できる。



ケース02

常時300件以上のIT開発プロジェクトが進行するB金融会社
多数進行するプロジェクトを一元管理できるツールとして活用

次にご紹介するのは、国内大手金融会社であるB社の「CA PPM」導入事例。B社では、常時300件以上進行する IT開発プロジェクトの進捗状況などを一元管理し、生産性の向上を実現するために、PPMシステムを活用している。

PPMの活用で鍵となるプロジェクト情報データ収集のための仕組みは、全プロジェクトにオーソライズされており、各プロジェクトが遂行する業務の標準化、進捗状況の可視化などを実現。プロジェクトの進捗管理、品質管理、コスト管理などでの活用を進め、生産性の向上などに「CA PPM」がその効力を発揮しつつある段階だ。今後は、IT 開発プロジェクトの更なる生産性向上を目指し、リソース管理などへPPM活用の幅を広げていく計画だ。

ここがポイント!

基本的なデータ収集基盤が確立されていれば新しいデータを収集しようとした時に、容易にトライできる!

どの導入企業のケースでもそうだが、PPM導入においては、まずプロジェクト情報データを収集するためのしっかりとした仕組み作り、収集基盤の確立から始めることになる。先にポイントとして挙げたように、PMがプロジェクト実行精度を上げるためにも、経営層が重要な経営判断をスピーディに行うためにも、すべてはプロジェクト情報のデータがベースとなるからだ。 

基本的なデータ収集基盤が確立していれば、例えば経営層から「もっと違う角度からプロジェクトの状況が見たい」などの要望にも迅速な対応が可能。新しいデータを収集する際でも、容易にトライすることができるのだ。



ケース03

ゼロベースからPPM体制を構築中のC金融会社
まずはスモールスタートでプロジェクトデータの収集からスタート

おそらく多くの企業が「PPMの導入・活用メリットは分かるが、何から手をつけていいのか…」と感じているのではないだろうか。そんな企業にとって大いに参考になるのは、まずはSaaS版を簡易に導入し、プロジェクトの実績工数の蓄積を進めているC金融会社のケースだろう。

C社は、プロジェクト・チケットのコスト、リソース、スケジュールなどの情報を収集し、経営陣がプロジェクトの状況をより正確に把握できることをPPM導入の目的に掲げ、現状は実績工数データの収集・蓄積をしている段階だ。地道で遠回りに見えるこの作業も、モジュール拡張が容易にできる「CA PPM」であれば、作業手順や導入効果などを検証しつつ行えるので、これからPPMの導入を検討している企業にとっては、得策の1つであろう。C社では、コスト管理モジュール・アプリケーション管理モジュールを今後拡充し、より「戦略的に使える」システムを目指している。

ここがポイント!

スモールスタートで早くデータの蓄積を開始することが重要! SaaS版を活用すれば、PPMの導入がより迅速化

スモールスタートでも構わないので、Microsoft Excelでのレポーティングから脱却し、PPMでのデータの蓄積をいち早く開始することが、PPM活用の重要なポイントだ。

PPMの導入は、ただ単にシステムを導入すればいいというものではなく、導入効果を最大化するには、現状の業務プロジェクトがどのように管理されているのかといった調査・分析から始まり、データの収集・蓄積、PPMでの業務遂行モデルのフレームワークなどが必要となる。とは言え、実際にPPMの手法を活用するまで1年も2年もかかっていたのでは…という企業も少なくないだろう。

「CA PPM」ならモジュール拡張が簡単にできるので小さく始めて大きく広げることもできる。 また、より迅速なPPM導入を望む企業に最適なのが、SaaS版の活用だ。「CA PPM」には、SaaS版「CA PPM SaaS」もラインナップされており、部門導入などのスモールスタートで、まずはデータの蓄積など、PPMの活用をすぐに始められる。



ケース04

ソフトウェア開発会社D社では、タイトル管理・リソース管理に活用
変更リスクへも柔軟に対応

最後にご紹介するソフトウェア開発会社D社は、「CA PPM」の活用が進んでいるケースだ。開発を進行しているソフトウェアのタイトル管理・リソース管理を目的にPPMシステムを活用。「CA PPM」を導入したことで、全プロジェクトを統合した進捗管理を効率的に行うことが実現されている。

開発工程ではアジャイル開発などの新しい手法を取り入れており、アジャイル開発のプロジェクト情報と連携した統合的なプロジェクト進捗管理も行っている。また、今後は「CA PPM」に個別プロジェクトで発生する変更事象を積み上げ、全体でのリソース配置バランス・リリースタイミング・利益など自動計算する機能を活用。変更リスクへ、より柔軟な対応を行っていく計画だ。

ここがポイント!

CA PPMは、アジャイル開発など新しい手法にも対応!そのデータを蓄積することで新たな業務改善へつなげられる

ビジネスの変革に合わせて生じる変更リスクへ迅速な対応を行うべく、アジャイル開発といった新しい手法の採用を検討する企業も増えてきているが、「CA PPM」は日本でまだまだ浸透していないアジャイル開発であってもプロジェクト情報の連携が可能だ。

更に、そのプロジェクトデータを「CA PPM」に蓄積することで、次なるプロジェクトの改善へとつなげていくこともできる。

この記事はキーマンズネットに掲載(2015.11.25)されたものを編集したものです。

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